Kilpailunjärjestäjille

ES Vola BX Cup Kilpailuohjeet kilpailun järjestäjille 2011–2012

Tutustukaa ES Cupin sääntöihin ja Ski Sport Finlandin kilpailusääntöihin! Nämä ovat vain ohjeita, joiden tavoitteena on auttaa kilpailun järjestäjää ja joilla yhdenmukaistetaan ES Cupin käytäntöjä.

Ilmoittautuminen

Ilmoittautuminen kilpailuihin tapahtuu ESA:n webjärjestelmän kautta (Etelä – Suomen seurat) tai SSF:n lomakkeella (muut seurat).

Skisportin kilpailusääntöjen mukaan vain seurat voivat ilmoittaa kilpailijat kilpailuihin. Tämä koskee myös jälki-ilmoittautumisia.  Jälki-ilmoittautuneista peritään kaksinkertainen maksu.

Kun ilmoittautumisaika on päättynyt (maanantai klo 24), seura­vastaavat hyväksyvät kilpailijat.  Ilmoittautumiset ovat voimassa vasta aktivoinnin jälkeen ja näkyvät tällöin järjestävälle seuralle. Aktivointi tehdään ennen järjestelmän sulkeutumista (tiistai klo 22).

Kilpailijoiden tiedot ilmoittautumisjärjestelmään saadaan maksettujen lisenssien ja skipassien kautta.

Ulkomaalaiset kirjataan kisajärjestelmään lisenssinumeroilla 999999xx, jossa xx on juokseva numero 00 – 99.

Mikäli käytössö on Qsport-ohjelmisto, siihen ilmoittautumiset saa helpoiten muokkaamalla excelistä csv-tiedoston, jossa on seuraavat sarakkeet:

SHLID; FirstName; LastName; BirthYear; Sex; Club; Series

SHLID = lisenssinumero

BirthYear = Syntymävuosi nelinumeroisena

Sex = sukupuoli M tai N

Club = seuran lyhenne

Series = sarja kilpailukutsussa esitetyllä tavalla (esimerkiksi M11)

Dokumenttien nimeäminen

Järjestelmän pääkäyttäjä perustaa kilpailut kausittain etukäteen ESA:n web-järjestelmään. Jokaisen kilpailun nimen edessä on nelinumeroinen kilpailu­tapahtumatunnus (VVnn – kauden alkuvuosi ja juokseva numero). Tätä tunnusta käytetään yksilöimään dokumenttimateriaali liittämällä se dokumentin tiedosto­nimen alkuun. Esimerkiksi kauden ensimmäisen kilpailun kilpailukutsu nimetään ”1101_kilpailukutsu_Espoo_Slalom.pdf”.

Jos samasta asiakirjasta julkaistaan toinen versio, tulee tieto versiomuutoksesta näkyä sekä asiakirjan sisällössä että tiedostonimessä esimerkiksi seuraavasti ”1101_v2_lähtölista.pdf”.

Jokaisessa kilpailuun liittyvässä asiakirjassa tulee olla selvästi merkittynä kilpailun nimi, järjestävä seura ja päivämäärä. Jos käytössä on Qsport, syötetään kilpailu­tiedot/kilpailun yleistiedot lomakkeelle Kilpailun nimi ja laji ‑kentässä tarvittavat tiedot. Tulosteeseen tuleva tieto on esim. muotoa ”TUSLA ES VOLA BX 20.2.2009 PUJOTTELU KILPAILU 2”.

Tuloksia ilmoitettaessa tiedosto nimetään kilpailutapahtumatunnuksella, kisan järjestysnumerolla, lajilyhenteellä ja tekstillä ”Tulokset”, esimerkiksi ”1101_1_SP_Tulokset”.

Yhtenäinen nimeäminen selkeyttää tulosten käsittelyä edelleen cupin kokonaistilanteen päivittämisessä.

Kilpailukutsu ja muutokset

Säännöissä määrättyjen asioiden lisäksi olisi hyvä kertoa hissilippujen hinnat ja ostotavat.

Kilpailukutsussa on oltava riittävät ajo-ohjeet kilpailutapahtuman parkkipaikalle. Lisäksi mahdollisuuksien mukaan ilmoitetaan miten paikkatieto ilmoitetaan navigaattorille. Rinteen postiosoite ei välttämättä ohjaa riittävästi ja eräissä hiihto­keskuksissa on useita parkkipaikkoja ja rinteitä.

Muutoksista kilpailukutsuun tulee ilmoittaa sääntöjen mukaisesti.

Kilpailumateriaali

ESA:n kilpailumateriaali käsittää

·       10 kpl B-suojaverkkoja

·       patjat maalin suojaksi

·       punaiset liivit

·       numero- ja toimitsijaliivit

·       mahdolliset arvottavat palkinnot

·       sponsorien mainosmateriaalit

Kaikki materiaali kuljetetaan ESA:n omassa kuomullisessa peräkärryssä. Kärryn avaimineen noutaa aina seuraavan kilpailun järjestäjä edellisen kilpailun järjestäjältä.

Peräkärryn vastaanottava henkilö/seura tarkistaa peräkärryn sisällön, joka omalla allekirjoituksella näin vahvistetaan. Puutteista on ilmoitettava välittömästi ES alpille.

Materiaalia olisi hyvä säilyttää lämpimissä sisätiloissa, jolloin varmistetaan että tavarat ovat kuivia.

Markkinointimateriaali asetetaan esille maalin läheisyyteen. Huomaa, että ESA:n kilpailuissa tulee käyttää ESA:n liivejä sekä markkinointimateriaali tulee asentaa kilpailun ajaksi kilpailupaikalle. Markkinointimateriaali pitää muistaa purkaa kärryyn kisan jälkeen!

Turvallisuus

Järjestäjän on huolehdittava siitä että on tarpeeksi radankunnostajia ja kalustoa käytettävissä. Radat on verkotettava ja kunnostettava siten että turvallisuus on taattu. Järjestäjä on velvollinen ohjeistamaan radankunnostajat. Verkotuksessa ja radan merkkauksessa on kiinnitettävä erityisesti huomiota maalialueen turvallisuuteen, koska sen läheisyydessä on katsoja ja liikennettä hisseille sekä rata-alueen läheisyydessä oleviin kiinteisiin esteisiin kuten hissi- tai valaisin­tolppien suojaamiseen. Järjestäjän on myös huolehdittava, että ulkopuolisten päästy rata - alueelle on estetty.

Kilpailu- ja tulostiedostot

Lopulliset tulokset, joissa kaikki kilpailijat ovat mukana,  ladataan kilpailujen jälkeen ESA:n web- järjestelmään sekä toimitetaan sähköpostilla ES Alpille sekä Ski Sport Finlandille.

Qsportin tuloksiin ladataan sponsorin logo .bmp-muodossa Qsportin ohjelma­hakemistoon tiedostoksi QsportLogo.bmp

Cup-tuloksiin vain Etelä-Suomen kilpailijat !

Kilpailut ovat kansallisia kilpailuja eli niihin voi osallistua kuka tahansa, kenellä  on voimassa oleva lisenssi/skipassi sekä edellä mainituin edellytyksin myös ulko­maalaiset kilpailijat. Etelä-Suomen aluecupiin osallistuvat ainoastaan Etelä-Suomen alpin jäsenseurojen kilpailijat.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että cup-pistelaskentaan toimitettavat kilpailu­tulosteet muokataan siten, että tuloksista poistetaan ulkomaalaiset sekä jäsenseurojen ulkopuoliset kilpailijat ja lasketaan uudestaan.

Cup-laskentaa varten tuloksista tehdään tämän jälkeen csv-muotoinen teksti­tiedosto, joka nimetään ohjeiden mukaan esim. ”1101_1_SP_Tulokset”.

Jos käytössä on Qsport, onnistuu tulosten tallentaminen valinnalla Tiedonsiirto > Vie lopputulokset tekstitiedostoon.

Muokattu tiedosto toimitetaan sähköpostilla webmasterille jar(at)jar.fi.

Kilpailuhin liittyvät lomakkeet voit ladata täältä

Kilpailutuomari

Järjestäjä huolehtii, että on kilpailuihin saadaan koulutettu seuran ulkopuolinen tuomari. Kilpailun tuomari tulee olla nimettynä viimeistään viikkoa ennen kilpailua.  Kilpailutuomari on ilmoitettava ES Alpille.  Kilpailu­tuomari vastaa sijaisen hankkimisesta, mikäli on estynyt osallistumaan.

Kilpailutuomarin on täytettävä tuomariraportti ja toimitettava viikon kuluessa ES alpille ja kilpailun järjestäjälle.

Etelä-Suomen alppi ylläpitää listaa pätevistä kilpailutuomareista.

Tuomarille maksetaan 50 € korvaus/päivä.