Kilpailunjärjestäjille

Ohje kilpailun järjestäjille (päivitetty 29.12.2020)

Kilpailukutsu:

Toimita kilpailukutsu hyvissä ajoin (noin 3 viikkoa etukäteen) E-S Alpille (esalppi@gmail.com). Kilpailukutsussa on oltava:

• säännöissä määrätyt asiat

 mm aika, paikka, lajit, ensimmäisen jojon aika, kilpailun johtaja

• riittävät ajo-ohjeet kilpailun parkkipaikalle
• hissilippujen hinnat ja ostotavat
• mahdollisen kisalounaan saatavuus ja hinta

Kilpailujen organisaatiokaavio:

Etelä-Suomen Alpin kilpailuvastaavalle toimitetaan organisaatiokaavio, josta ilmenevät seuraavat tiedot:

• kilpailun johtaja
• tuomari
• ajanoton henkilöstö (ajanottaja, tuloslaskenta, kuuluttaja, sihteeri)
• ensiapu
• rataryhmä (henkilömäärä ja mieluiten nimet)
• porttituomarit (henkilömäärä ja mieluiten nimet)
• lähettäjä
• lähtötuomari ja lähtötuomarin apulainen

Sovi siis etukäteen tuomari, porttituomarit ja mieluiten radanmerkitsijät, Ainakin ensimmäisen kierroksen merkkaaja. Toisen kierroksen merkkaaja voidaan vielä sopia jojo:ssa. Tarkoitus on, että joukkueenjohtajien kokouksessa ei enää nimetä henkilöitä töihin – tämä tulee tehdä etukäteen.

Järjestävän seuran tulee huolehtia, että kilpailu saadaan vietyä joustavasti ja turvallisesti läpi. Miehityksen tulee olla riittävä ja henkilöstö koulutettu, jotta nämä turvataan.

Palkinnot:

Tilaa palkinnot ajoissa. Palkinnot tulee hyväksyttää (kuvalla ja korkeusmitalla) Etelä-Suomen Alpin kilpailuvastaavalla. Palkintoihin voi myös hankkia ulkopuolisen yhteistyökumppanin, joka  kustantaa ne. Liitteenä erillinen ohje palkinnoista.

Palkitaan seuraavasti:

U8                                        6 parasta pokaalit ja E-S Alpin puolesta osanottajamitalit kaikille

U10-U12                              6 parasta

U14-U16                              3 parasta

Para                                     3 parasta mitaleilla ja mahdollisilla tavarapalkinnoilla

Yleinen                                3 parasta mitaleilla ja mahdollisilla tavarapalkinnoilla
 

U8-sarjojen osanottajamitalit jaetaan toisen kierroksen jälkeen, numerolapun luovutuksen yhteydessä kaikille osallistujille.

Huom! Palkintojen jaossa pitää olla paikalla tai vaihtoehtoisesti kilpailijan / seuran huolehdittava edustaja paikalle. Kilpailun järjestäjä ei ole velvollinen toimittamaan noutamatta jääneitä palkintoja eteenpäin tai jälkikäteen.

Punaiset liivit jaetaan sarjoissa U8-U12 ensimmäisen kierroksen nopeimmalle laskijalle.

Ilmoittautuminen ja maksut:

Ilmoittautumiset tulee tehdä SSF:n ilmoittautumislomakkeella seurakohtaisesti Excel-muodossa (ei pdf) tai mahdollisesti muulla järjestäjän ilmoittamalla tavalla. Järjestävä seura antaa ohjeet ilmoittautumiselle kilpailukutsussa. Määräajan jälkeen ilmoitetut kilpailijat ovat jälki-ilmoittautuneita. Kilpailun peruuntuessa jostain syystä ilmoittautumisajan jälkeen, järjestävä seura päättää mahdollisista ilmoittautumismaksujen palautuksista. Yksittäisen laskijan ilmoittautumismaksu palautetaan vain lääkärintodistuksella.

Ilmoittautumismaksut U10, U12, U14, U16 ja Yleinen sarjoissa:

• 20 euroa / kilpailija / kilpailupäivä
• Jälki-ilmoittautumisesta voidaan periä 10 euron lisämaksu
• Mikäli kilpailu pidetään muualla kuin järjestävän seuran kotirinteessä tai kilpailuun tulee muita yllättäviä kuluja, ilmoittautumismaksu voi olla myös 20-25 euroa (tämä hyväksytettävä E-S Alpin kilpailutoimikunnalla / hallituksella)

U8-sarjan ilmoittautumismaksut ja muut erityispiirteet:

• U8-sarjassa ei peritä ilmoittautumismaksua
• Osallistujalla on oltava Ski-passi
• Ilmoittautuminen kilpailuihin tapahtuu normaalisti
• Osallistujille jaetaan normaalisti palkinnot ja tämän lisäksi osanottajamitalit (E-S Alppi toimittaa mitalit)

Kypäräsääntö GS, SG, DH:

U8 –U12: suositellaan käyttämään FIS hyväksyttyä kypärää

U14 – U16: Fis hyväksytty kypärä

Kypärissä ei saa olla erikseen kiinnitettyjä kamera kiinnikkeitä, korvia tai muita vastaavia.

Kilpailumateriaali / E-S Alpin peräkärryn sisältö:

Selvitä ES-Alpin peräkärryn sijainti hyvissä ajoin ja sovi toimitus / nouto. Kärryn avaimineen noutaa aina seuraavan kilpailun järjestäjä edellisen kilpailun järjestäjältä. Peräkärryn vastaanottava henkilö / seura tarkistaa peräkärryn sisällön. Puutteista on ilmoitettava välittömästi E-S Alpille & seuraavalle kilpaillun järjestäjälle.

Kaikki materiaali kuljetetaan E-S Alpin omassa kuomullisessa peräkärryssä. Kilpailumateriaali käsittää:

• 10 kpl B-suojaverkkoja (merkitty E-S Alppi tarroilla, oranssi musta teippaus)
• patjat maalikellojen suojaksi
• punaiset liivit (toimitetaan erikseen)
• kilpailunumerot, järjestä liivit numerojärjestykseen kilpailun jälkeen laukkuun, puuttuvat numerot: 126, 131, 150, 166, 180, 181, 182, 198, 232
• kilpailun järjestäjien liivit:
  • kilpailunjohtaja (1kpl)
  • porttituomareiden päällikkö (1kpl)
  • lähtötuomari (1kpl)
  • maalituomari (1kpl)
  • kilpailutuomari (1kpl)
  • toimitsija (15kpl)

Materiaalia olisi hyvä säilyttää lämpimissä sisätiloissa, jolloin varmistetaan, että tavarat (erityisesti liivit) ovat kuivia.

Huomaa, että ESA:n kilpailuissa tulee käyttää ESA:n liivejä.

Kilpailupäivä:

Huomioikaa katsojien viihtyminen ja pyrkikää tekemään päivästä mahdollisimman lyhyt. Odotteluajat minimiin, ei ole kenenkään etu, että päivästä tulee todella pitkä. Huomioikaa kilpailualueelta erillään olevat kahviot yms. ja varmistakaa tiedonkulku myös sinne. Kilpailupäivät ovat markkinointipäiviä lajin pariin tuleville uusille osallistujille. Tärkeintä on, että päivä on sujuva ja turhat viiveet ja odottelut pyritään saamaan minimiin.

Tulospalvelu:

Kilpailunjärjestäjä lähettää lopulliset kilpailutulokset pdf-formaatissa sähköpostilla välittömästi samana iltana: esalppi@gmail.com sekä mahdollisimman nopeasti kilpailun päätyttyä järjestävän seuran omille kotisivuille. Tulosteissa on oltava pääsponsorien nimet ja logot. E-S Alppi toimittaa tulokset eteenpäin Ski Sport Finlandille sekä huolehtii Cupin kokonaistilanteen laskennasta.

Maksut ES Alpille:

Etelä-Suomen Alppi ry:lle maksetaan 2 € järjestävän seuran ulkopuolista osallistujaa kohti per kilpailu. E-S Alppi laskuttaa nämä maksut seuroilta erikseen kilpailun jälkeen.

Ohjeet Joukkueen johtajille (Jojo):

Jojo on ainoa henkilö kilpailijoiden edustajana, joka kommunikoi kilpailujärjestelyistä kilpailuorganisaation kanssa. Joukkueenjohtaja tiedottaa asioista oman seuransa kilpailijoille ja huoltajille. Jojo tekee tarvittaessa protestit. Jojolla tulee olla mahdollisesta laskuihin liittyvästä protestista video tallenne, jolla mahdollinen protesti voidaan todentaa.

Joukkueen johtajan ensimmäinen tehtävä kisapaikalla on yleensä joukkueen / seuran kilpailunumeroiden kuittaus. Jojon tulee tarkistaa huolella että, kaikki ilmoitetut ovat mukana listoilla ja että sarjat ja nimet ovat oikein.

Valmentajilla / joukkueenjohtajilla on oikeus olla mukana kilpailun radan tarkistuksessa.

E-S Alpin muita suosituksia kilpailujen järjestäjille:

• Järjestävä seura voi halutessaan käyttää digitaalista ilmoitustaulua kilpailujen aikana (esimerkiksi WhatsApp ryhmä, jossa osallistujien viestit on estetty)
• Järjestävä seura toimittaa mahdolliset linkit oman seuran www-sivuille ja/tai Facebookiin

Yhteyshenkilöt:

E-S Alpin kilpailutoimikunta:

• olli.j.saravuo@gmail.com, Tel: +358 400 748 890 ja
• janne.uotila@puuhapark.fi, Tel: +358 50 555 5880 

Tulokset toimitetaan kilpailun jälkeen: esalppi@gmail.com

E-S Alpin peräkärry: Simo Kainulainen simo.kainulainen@ahammas.fi, Tel: +358 50 357 2167