Kilpailunjärjestäjille

Ohje kilpailun järjestäjille ES Alpin Puuhapark cup kaudelle 2023–2024 (päivitetty 13.11.2023)

Kilpailujen pääyhteistyökumppani on Puuhapark

Kilpailukutsu:

• Toimita kilpailukutsu hyvissä ajoin (n 3 viikkoa) E-S Alpille (esalppi@gmail.com).
  • julkaise kutsu seurasi omilla www- ja facebook sivuilla
• Kilpailukutsussa on oltava ainakin:
  • aika, paikka, lajit, hinta, ensimmäisen jojon aika, alustava aikataulu ja kilpailun johtaja
• Numeroliivien noutotapa, hissilippujen hinnat ja mahdolliset ostotavat
• Palkinnot (monelle jaetaan)
• Kisalounaan saatavuus ja hinta
• Riittävät ajo-ohjeet kilpailun parkkipaikalle
• Tiedotuskanavat
• Puuhaparkin ja järjestävän seuran logot (tarvittaessa muiden tukijoiden logot)
• Esimerkki kilpailukutsusta:
  • Kilpailukutsu_puuhapark_3103_020423_250320_final.pdf (es-alppi.fi)
  • Kilpailukutsu ES cup finaali Peuramaa 19.-20.3.2022.pdf (directo.fi)

Kilpailujen organisaatiokaavio:

ES Alpin kilpailuvastaavalle toimitetaan organisaatiokaavio, josta ilmenevät mm seuraavat tiedot:

• Kilpailun johtaja ja tuomari

• Ajanoton henkilöstö (ajanottaja, tuloslaskenta, kuuluttaja, sihteeri)
• Ensiapu
• Rataryhmä (henkilömäärä ja mieluiten nimet)
• Porttituomarit (henkilömäärä ja mieluiten nimet)
• Lähettäjä, lähtötuomari ja lähtötuomarin apulainen
• Esimerkki organisaatiokaaviosta:
  •  Tästä esimerkkiin

Sovi etukäteen ainakin tuomari ja ensimmäisen kierroksen radanmerkkaaja. Toisen kierroksen merkkaaja voidaan sopia vasta jojo:ssa. Järjestävän seura vastaa, että kilpailu saadaan vietyä turvallisesti ja joustavasti läpi. Miehityksen tulee olla riittävä ja henkilöstö koulutettu (mieluiten ennen kilpailuaamua).

Palkinnot:

Tilaa kilpailun palkinnot hyvissä ajoin. Palkinnot tulee hyväksyttää (kuvalla ja korkeusmitalla) Etelä-Suomen Alpin kilpailuvastaavalla. Palkinnot voi myös hankkia myös ulkopuolisen yhteistyökumppanin kustantamana. WWW-sivuilla on liitteenä erillinen ohje palkinnoista.

Palkitaan seuraavasti:

• U8                           6 parasta pokaalit (vast) ja osanottajamitalit kaikille (E-S Alpin puolesta)
• U10-U12                 6 parasta pokaalit (vast)
• U14-U16                 3 parasta pokaalit (vast)
• Para                        3 parasta mitaleilla (ja mahdollisilla tavarapalkinnoilla)
• Yleinen                   3 parasta mitaleilla (ja mahdollisilla tavarapalkinnoilla)
   

U8-sarjojen osanottajamitalit jaetaan kaikille osallistujille maalialueella toisen kierroksen jälkeen järjestäjän toimesta, numerolapun luovutuksen yhteydessä. (E-S Alppi toimittaa mitalit)

Palkintojenjaossa toivotaan, että palkittavat ovat henkilökohtaisesti paikalla.

Huom! Kilpailun järjestäjä ei ole velvollinen toimittamaan noutamatta jääneitä palkintoja eteenpäin tai jälkikäteen.

Punaiset liivit jaetaan sarjoissa U8-U16 ensimmäisen kierroksen nopeimmille laskijoille

• Liivit jaetaan järjestäjän toimesta esim lähdössä tai järjestäjien määrittämästä paikasta.

Ilmoittautuminen, maksut ja II-kierroksen lähtöjärjestys:

Ilmoittautumiset tehdään SSF:n ilmoittautumislomakkeella seurakohtaisesti Excel-muodossa (ei pdf) tai mahdollisesti muulla järjestäjän ilmoittamalla tavalla (esim SuomiSport). Järjestävä seura antaa ohjeet ilmoittautumisesta kilpailukutsussa.

Määräajan jälkeen ilmoitetut kilpailijat ovat jälki-ilmoittautuneita. Kilpailun peruuntuessa ilmoittautumisajan jälkeen, järjestävä seura voi päättää mahdollisista ilmoittautumismaksujen palautuksista. Yksittäisen laskijan ilmoittautumismaksu palautetaan vain lääkärintodistuksella.

Ilmoittautumismaksut U8, U10, U12, U14, U16, Para ja Yleinen sarjoissa:

• 20 euroa / kilpailija / kilpailupäivä
• Jälki-ilmoittautumisesta voidaan periä 10 euron lisämaksu
• Mikäli kilpailu pidetään muualla kuin järjestävän seuran kotirinteessä tai kilpailuun tulee muita yllättäviä kuluja, ilmoittautumismaksu voi olla myös 20–25 euroa (tämä hyväksytettävä ES Alpin kilpailutoimikunnalla / hallituksella)

U8-sarjan ilmoittautumismaksut ja muut erityispiirteet:

• U8-sarjassa peritään myös ilmoittautumismaksu (kaudesta 2022–23 lukien)
• Osallistujalla on oltava myös Ski-passi
• Ilmoittautuminen kilpailuihin tapahtuu normaalisti
• Osallistujille jaetaan normaalisti palkinnot ja tämän lisäksi osanottajamitalit (E-S Alppi toimittaa mitalit)

Toisen kierroksen lähtöjärjestys:

• käännetään 30 parasta laskijaa, eli 30. nopein laskee toisen kierroksen ensimmäisenä
• 1. kierroksella keskeyttäneet/hylätyt saavat kaikki laskea myös 2.-kierroksen laskunsa sarjan lopussa

Kypäräsääntö GS, SG, DH:

U8 –U12 sarjoissa suositellaan käytettäväksi FIS hyväksyttyä kypärää ja U14 – U16 on käytettävä FIS hyväksytty kypärää. Kypärissä ei saa olla erikseen kiinnitettyjä kamera kiinnikkeitä, korvia tai muita vastaavia.

Tamppaussääntö

SSF:n säännöt 42.2 §: Jos kilpailijan lasku pysähtyy kokonaan hän EI saa jatkaa laskua lajista riippumatta (ICR 614.2.3.)

Kilpailumateriaali ja peräkärryn sisältö:

Selvitä ES-Alpin peräkärryn sijainti hyvissä ajoin ja sovi toimitus / nouto. Kärryn noutaa aina seuraavan kilpailun järjestäjä edellisen kilpailun järjestäjältä. Peräkärryn vastaanottava henkilö / seura tarkistaa peräkärryn sisällön. Puutteista on ilmoitettava välittömästi E-S Alpille & seuraavalle kilpaillun järjestäjälle. E-S Alpin Kärryvastaava on Jari Simpura / TSS. 

Kärryn vastaanottajan tulee kirjata tietonsa ja havaitsemansa puutteet sekä vauriot oheiseen taulukkoon. Kärryn luovuttava huolehtii, että seuraavan haltijan tiedot ovat kirjattuna ennen luovutusta

Linkki "Verkkokärryn haltija ja inventaari" -taulukkoon

Kaikki materiaali kuljetetaan E-S Alpin omassa kuomullisessa peräkärryssä. Kilpailumateriaali käsittää:

• 12 kpl B-suojaverkkoja (merkitty E-S Alppi tarroilla, oranssi musta teippaus)
• Punaiset patjat maalikellojen suojaksi, kiinnityskepein (2kpl)
• Punaiset liivit (toimitetaan erikseen)
• Kilpailunumerot (1-250): järjestä liivit (kuivat) numerojärjestyksessä kilpailun jälkeen laukkuun
• kilpailun järjestäjien liivit:
  • kilpailunjohtaja (1kpl)
  • porttituomareiden päällikkö (1kpl)
  • lähtötuomari (1kpl)
  • maalituomari (1kpl)
  • kilpailutuomari (1kpl)
  • toimitsija (16kpl)
• Suurpujotteluporttiliput (21 sinistä, 20 punaista)
• Puuhapark-katos ilmatäytteinen, maa-ankkurit (8) ja jatkojohtokela
• Puuhapark pisaraliput 14 kpl
• Punaiset liivit (iso määrä, koko kaudelle)
• Osallistujamitalit U8 (iso määrä, koko kaudelle)

Materiaalia olisi hyvä säilyttää lämpimissä sisätiloissa, jolloin varmistetaan, että tavarat (erityisesti liivit) ovat kuivia.

Kilpailupäivä:

Huomioikaa kilpailijoiden ja huoltajien viihtyminen, joten pyrkikää tekemään päivästä jouheva sekä sopivan tiivis. Odotteluajat minimiin, ei ole kenenkään etu, että päivästä tulee todella pitkä. Huomioikaa kilpailualueelta erillään olevat kahviot yms. ja varmistakaa tiedonkulku/kuulutukset myös sinne. Tärkeintä on, että päivä on sujuva ja turhat viiveet ja odottelut pyritään saamaan minimiin.

Kilpailupäivät ovat markkinointipäiviä lajin pariin tuleville uusille osallistujille. On suositeltavaa ottaa mukaan mahdollisia väline- ja tuote-esittelyitä. 

Tulospalvelu ja ajanotto:

ES- Alpin alueella otetaan kaudesta 2023–2024 käyttöön Vola- ajanottojärjestelmä. Asiasta järjestetään kaksi erillistä koulutustilaisuutta syksyn 2023 aikana.

E-S Alppi on hankkinut seurojen käyttöön Vola-lisenssin (USB-dongle) sekä Vola Publish tunnuksen live-seurantaan ja Alge Timy3 kellolaitteiston, jota järjestävät seura voivat lainata.

Vola-lisenssin, tunnuksen ja kellolaitteiston varaukset sekä haltijatiedot ja viat/puutteet pidetään yllä tässä taulukossa:

ES Alppi ajanottolaitteiston ja VOLA lisenssien lainaus- ja varaustaulukko

Kilpailunjärjestäjä lähettää lopulliset kilpailutulokset pdf-formaatissa sähköpostilla välittömästi samana iltana: esalppi@gmail.com. Tulokset tulee julkaista välittömästi kilpailun päätyttyä järjestävän seuran omille kotisivuille. Tulosteissa on oltava pääsponsorien nimet ja logot. E-S Alppi toimittaa tulokset eteenpäin Ski Sport Finlandille

Volan event-tiedostot tulee toimittaa kilpailun päätyttyä esalppiajanotto@gmail.com cup:in kokonaispisteiden laskentaa varten

Maksut ES Alpille:

Etelä-Suomen Alppi ry:lle maksetaan 2 € järjestävän seuran ulkopuolista osallistujaa kohti per kilpailu. Seurat saavat tästä erillisen laskun E-S Alpilta erikseen kilpailun jälkeen.

Ohjeet Joukkueen johtajille (Jojo):

Joukkueen johtajat ovat ainoita henkilöitä kilpailijoiden edustajina, joka kommunikoivat virallisesti kilpailuorganisaation kanssa. Joukkueenjohtaja tiedottaa asioista oman seuransa valmentajille, huoltajille ja kilpailijoille. Jojo tekee tarvittaessa protestit. Jojolla voi olla mahdollisesta laskuihin liittyvästä protestista video tallenne, jolla mahdollinen protesti voidaan todentaa.

Joukkueen johtajan tehtävänä on:

• osallistua jojo kokoukseen edellisenä iltana tai kilpailuaamuna.
• oikeus osallistua valmentajien kanssa kilpailun ratojen tarkistukseen
• Kilpailuaamuna joukkueen / seuran kilpailunumeroiden kuittaus.
• Tarkistaa, että kaikki ilmoitetut ovat mukana listoilla ja että sarjat ja nimet ovat oikein.

Muita suosituksia ja ohjeita:

Järjestävä seuran toivotaan käyttävän digitaalista ilmoitustaulua (esim. WhatsApp ryhmä, jossa osallistujien viestit on estetty). Järjestävä seura toimittaa mahdolliset linkit oman seuran www-sivuille ja/tai Facebookiin.

Yhteyshenkilöt E-S Alpin puolelta:

Kilpailutoimikunta:

• Olli Saravuo, olli.j.saravuo@gmail.com, (HSC) +358 400 748 890
• Janne Uotila, janne.uotila@puuhapark.fi, (PeSla) +358 50 555 5880 

Ajanotto- ja pistelaskuvastaava:

• Kalle Huju, kalle.huju@iki.fi (PeSla), +358 50 332 3203

Peräkärryvastaava:

• Jari Simpura, jari.simpura@elisanet.fi (TSS), +358 50 313 7470